如何使用訂單跟蹤系統(tǒng)管理訂單進度？
2021-7-14 / 已閱讀：2635 / 上海邑泊信息科技
訂單跟蹤系統(tǒng)使用集中式數據倉庫技術，將不同的訂單管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、邑泊ERP、生產管理系統(tǒng)、邑泊項目管理系統(tǒng)的訂單同步到集中的數據庫，并采用商業(yè)智能BI分析技術編制各種報表、圖表、分析報告，達到整體上管理和監(jiān)控公司所有訂單情況的目的。對于銷售驅動型的中小型企業(yè)，及時地跟蹤和監(jiān)控瀚琚訂單在不同環(huán)節(jié)的處理進度顯得至關重要。當中小型企業(yè)某類業(yè)務剛起步時，業(yè)務訂單還比較少，可以由總經理或代理人一個人全程跟蹤和管理所有訂單，通過減少溝通和合作環(huán)節(jié)來降低整體邑泊訂單管理成本。但是隨著業(yè)務流程的逐漸成熟、訂單處理需求的快速增長及總經理忙于越來越多的事情，業(yè)務訂單的總體進度跟蹤被越來越多的人、環(huán)節(jié)和信息管理系統(tǒng)來管理。并且隨著業(yè)務的增長和流程的持續(xù)優(yōu)化、調整，訂單管理和跟蹤的流程細節(jié)越來約復雜，訂單業(yè)務環(huán)節(jié)之間不同人員的溝通、交接、合作與協(xié)作成本越來越高，如果處理不好，會影響到整體訂單處理的進度與質量。
訂單跟蹤系統(tǒng)軟件最重要的一個功能就是跟蹤訂單管理系統(tǒng)錄入的訂單信息，比如錄入或按規(guī)則生成的訂單編號，選擇已有客戶或錄入的新客戶信息，選擇的訂單商品，系統(tǒng)自動計算更新的可售數量、單價、成本、單位，還有訂單日期、交貨日期、備注、訂單數量，系統(tǒng)自動計算的訂單金額、總成本等基本訂單信息。
訂單跟蹤系統(tǒng)還可以查詢用戶進貨后通過邑泊訂單管理軟件入庫操作增加的商品庫存入庫單，包括入庫編號、入庫日期和入庫明細。訂單跟蹤系統(tǒng)可掃描商品已有條形碼來自動查詢商品及相關的入庫單。訂單跟蹤系統(tǒng)還可以掃描業(yè)務流程二維碼標識實現(xiàn)管理中對商品和訂單的流程跟蹤追溯。生成的瀚琚二維碼通過小票打印機打印后可黏貼在商品和業(yè)務流轉單據上，后續(xù)針對出庫、盤點和發(fā)貨打包操作的訂單查詢業(yè)務可直接通過掃碼進行。
訂單錄入完畢之后即可通過訂單管理軟件執(zhí)行出庫和開票操作。在執(zhí)行出庫和開票操作時，可以將多筆訂單全部或部分合并出庫和開票，也可以將單筆訂單拆分出庫和開票。出庫時合并與拆分訂單方便了用戶按照實際物流配送合并和拆分訂單。開票時合并與拆分訂單方便了財務按照客戶實際支付的金額去給客戶開票，實現(xiàn)了大訂單分批支付的及時入賬與多筆訂單合并支付時的合并入賬。訂單跟蹤系統(tǒng)可通過鉆探分析來展示訂單合并與拆分關系。
訂單跟蹤系統(tǒng)通過對訂單的統(tǒng)計、計算、挖掘、瀚琚分析，生成報表與圖表，用戶通過報表和圖表即可以實現(xiàn)對訂單業(yè)務運營整體上的把控，也可以實現(xiàn)對訂單業(yè)務細節(jié)的深入鉆探。通過邑泊訂單跟蹤系統(tǒng)可以查詢每個商品在一段時間的每日統(tǒng)計數據，每日統(tǒng)計數據包括訂單出庫、商品待出庫庫存、可售商品、銷售數量、銷售金額、訂單銷售利潤等信息。
訂單跟蹤系統(tǒng)可以鉆探跟蹤訂單完整的生命周期流程分解后的單個步驟業(yè)務細節(jié)，比如銷售員獲取商機和潛在客戶時錄入到系統(tǒng)的訂單信息，實現(xiàn)詳細分析處理加工后的訂單需求信息查詢、庫存商品信息查詢、定制化處理信息查詢、后臺支持人力資源信息查詢、訂單金額信息查詢、訂單工期信息查詢、訂單交付信息查詢、訂單風險信息查詢、優(yōu)化和細化后的訂單需求查詢、派單配送物資列表查詢、庫存物資商品處理查詢、物流派單計劃查詢、上門服務人力安排與工時查詢等。對于需要做個性化定制的訂單處理，訂單跟蹤系統(tǒng)還可以查詢更加詳細的個性化定制項目信息、訂單項目估價信息、銷售員與客戶溝通預算的記錄信息、定制項目計劃與處理流程數據信息等。對于進入支付和收款的訂單，公司的財務還可以通過訂單跟蹤系統(tǒng)跟蹤訂單金額、人力資源安排日程表、訂單工期和收付款明細等財務相關信息。負責派單業(yè)務的總經理根據訂單跟蹤系統(tǒng)從整體上對訂單運營情況進行統(tǒng)計、分析，用來管理訂單跟蹤系統(tǒng)里不同訂單在不同業(yè)務流程的執(zhí)行情況、訂單處理風險、業(yè)務阻塞點、財務收支關鍵環(huán)節(jié)等。
總之，通過邑泊訂單跟蹤系統(tǒng)集中管理的訂單執(zhí)行進度，可以及時發(fā)現(xiàn)處理異常的訂單信息并采取措施將異常訂單處理修正到正常途徑上來。對于業(yè)務規(guī)模不大的公司來說，總經理一個人就可以管理全部瀚琚訂單，一般不需要訂單跟蹤系統(tǒng)，但是將所有發(fā)生過的訂單和業(yè)務記錄在集中的訂單跟蹤系統(tǒng)軟件里，可以方便后續(xù)再對歷史訂單業(yè)務做分析并做出進一步改進、優(yōu)化和發(fā)掘處理。而對于有一定規(guī)模的中小型企業(yè)，使用訂單跟蹤系統(tǒng)軟件，可以方便不同人員之間的訂單處理協(xié)作，增加組織整體運營效率，并可進一步在積累的訂單業(yè)務數據上做更多高級的邑泊統(tǒng)計、分析、決策與戰(zhàn)略規(guī)劃工作。
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